Будущим поколениям: как передать документы в архив Севастополя

Все архивные документы хранят в специальных помещениях при определенной температуре и влажности. Фото: архив "КП"

Фото: Юлия Блоцкая. Перейти в Фотобанк КП

Какие документы и от кого примут

Если у вас имеются документы или фотографии, которые отражают жизнь Севастополя в разные годы, и вы не знаете, что с ними делать и как сохранить, подумайте об их передаче в архивную службу города. Здесь принимают печатные и рукописные документы, фотографии и видеоматериалы самого разного плана - от биографических записок (воспоминаний) до газетных вырезок и фронтовых писем. Вы можете передать в архив агитматериалы и коллекции открыток, учебные пособия и монографии, грамоты и благодарности, телеграммы и копии приказов о командировках, фотографии улиц и памятников, съемки любых мероприятий, проходивших в Севастополе.

В архив можно передать практически все. Потом специалисты при необходимости отреставрируют материалы, обязательно оцифруют их и оставят на хранение в специальных помещениях при необходимых температурах и влажности.

Главное правило - все документы должны иметь ценность (кто ее определяет, объясним чуть позже) и обязательно быть подписаны. Особенно это касается фотографий и видеоматериалов, поскольку часто по ним сложно определить период, место, событие, его участников. Если фотографировал (делал съемку) не сам владелец, нужно подписать автора.

Фотографии и видеоматериалы при передаче в архив обязательно надо подписать. Фото: архив "КП"

Фото: Юлия Блоцкая. Перейти в Фотобанк КП

Передать в архив документацию может любой граждан. Возраст, пол, место проживания - все это неважно для архивной службы. Единственное требование: гражданин - владелец материалов, и на них больше никто не претендует.

А мне заплатят?

Один из вопросов, который интересует некоторых владельцев личных архивов: есть ли плата за передачу документации. Ее нет. Даже если вы передадите какой-то очень ценный документ или коллекцию картин, никаких денег вам не положено: все материалы передаются в архивную службу исключительно по договору дарения с одновременной передачей исключительных прав на полученные предметы.

Как оформляется передача документации

Сначала вы должны собрать те документы, которые планируете отдать в архив, подготовить для них аннотацию (подписать). Следующий шаг - написать заявление о проведении работ по изучению и систематизации материалов для их передачи на постоянное хранение в архив Севастополя. Одновременно с заявлением вы даете и согласие на обработку персональных данных (это требование закона).

Далее вы по расписке передаете материалы на изучение специалисту, который определит их ценность. По итогам работы архивист подготовит специальную информационную справку с указанием, какие материалы передаются, о чем они, за какое время, какова их значимость. Эту информацию подробно изучат на отдельном заседании и примут решение, стоит ли брать предложенный комплект на хранение. Если документы принимаются, заключают договор дарения, подписывают акт приема-передачи. Если для комплектования материалы не подходят, их возвращают владельцу.

В архиве Севастополя хранятся самые разные материалы - от фотографий и открыток до биографий и фронтовых писем. Фото: архив "КП"

Фото: Юлия Блоцкая. Перейти в Фотобанк КП

Куда обращаться

Архив Севастополя (пр. Героев Сталинграда, 64) принимает документы раз в неделю - по пятницам с 9:30 до 16:00 (обеденный перерыв с 13:00 до 14:00). Если нужна предварительная консультация, звоните по телефонам:

+7 (8692) 41-67-02 или +7 (8692) 41-70-81 - отдел учета и обеспечения сохранности документов;

+ 7 (8692) 42-17-97 - секретариат.

Кроме того, обратиться в архив можно по электронной почте: arhiv@sev.gov.ru.